Daftar Isi:
Definisi - Apa yang dimaksud Retensi Email?
Retensi email adalah penyimpanan catatan pesan instan dan email dalam suatu organisasi berdasarkan kebijakan organisasi terkait. Kebijakan penyimpanan email dibuat sesuai dengan kebijakan industri, pemerintah atau bisnis. Retensi email dan kebijakan mengenai hal yang sama diperlukan dalam suatu organisasi untuk masalah hukum, peraturan dan untuk manajemen pengetahuan.
Techopedia menjelaskan Retensi Email
Retensi email berbeda dari pengarsipan email. Sementara pengarsipan memungkinkan pengguna bisnis untuk menyimpan email dan pesan instan untuk jangka waktu yang tidak terbatas, retensi email menentukan jumlah waktu email atau catatan pesan instan harus disimpan sebelum dihapus secara otomatis. Retensi email yang lebih lama meningkatkan risiko keamanan karena pengguna yang tidak sah memperoleh akses ke rahasia organisasi atau materi rahasia. Retensi email yang lebih pendek akan membantu dalam menghapus masalah ini dan lebih mudah dan lebih murah untuk diterapkan. Namun, itu akan dikenakan biaya untuk eksekutif dan karyawan jangka panjang, yang mungkin membutuhkan email dan catatan pesan lama untuk mengingat atau mengevaluasi keputusan organisasi atau departemen sebelumnya. Karena itu penting untuk memiliki kebijakan penyimpanan email yang seragam dan konsisten untuk organisasi dan memberikan kerangka waktu penyimpanan terbaik. Praktik terbaik adalah menetapkan kebijakan retensi email dan kriteria penghapusan berdasarkan kategori konten email bersama dengan fleksibilitas untuk mengakomodasi penahanan litigasi secara tepat waktu dan hemat biaya.
Kebijakan penyimpanan email membantu organisasi dalam banyak hal. Pertama, ini memastikan semua kepatuhan terhadap peraturan diikuti dan mengurangi biaya ketidakpatuhan dan risiko sanksi. Kedua, meningkatkan kinerja TI tanpa meningkatkan biaya yang terlibat. Ketiga, membantu dalam manajemen pengetahuan dengan memberikan informasi kepada pengguna untuk meningkatkan inovasi, peningkatan, dan produktivitas bisnis.
