Apa itu sistem manajemen dokumen elektronik (edms)? - definisi dari techopedia

Definisi - Apa yang dimaksud dengan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik (EDMS)?

Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) adalah sistem perangkat lunak untuk mengatur dan menyimpan berbagai jenis dokumen. Jenis sistem ini adalah jenis sistem manajemen dokumen yang lebih khusus, jenis sistem penyimpanan yang lebih umum yang membantu pengguna untuk mengatur dan menyimpan kertas atau dokumen digital. EDMS merujuk lebih khusus ke sistem perangkat lunak yang menangani dokumen digital, daripada dokumen kertas, meskipun dalam beberapa kasus, sistem ini juga dapat menangani versi dokumen kertas asli yang dipindai secara digital.

Manajemen dokumen elektronik menyediakan cara untuk secara terpusat menyimpan sejumlah besar dokumen digital. Banyak dari sistem ini juga menyertakan fitur untuk pengambilan dokumen yang efisien.

Techopedia menjelaskan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik (EDMS)

Beberapa ahli menunjukkan bahwa sistem manajemen dokumen elektronik memiliki banyak kesamaan dengan sistem manajemen konten (CMS). Namun, satu perbedaan utama adalah bahwa sebagian besar sistem CMS melibatkan penanganan berbagai konten Web dari situs pusat, sementara sistem manajemen dokumen sering kali terutama digunakan untuk pengarsipan.

Untuk memberikan klasifikasi yang baik untuk dokumen digital, banyak sistem manajemen dokumen elektronik mengandalkan proses terperinci untuk penyimpanan dokumen, termasuk elemen-elemen tertentu yang disebut metadata. Metadata di sekitar dokumen akan memberikan akses mudah ke detail utama yang akan membantu mereka yang mencari arsip untuk menemukan apa yang mereka butuhkan, apakah berdasarkan kronologi, topik, kata kunci, atau strategi asosiatif lainnya. Dalam banyak kasus, dokumentasi khusus untuk protokol penyimpanan asli adalah bagian utama dari apa yang membuat sistem manajemen dokumen elektronik sangat berharga bagi bisnis atau organisasi.